« C’est novateur, ça permet d’atteindre nos objectifs, mais c’est sur la ligne. » Cette petite phrase est contenue dans un courriel du 14 août 2015 qui fait partie des quelque 100 000 documents transmis par la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) à la commission Gallant.

Une petite phrase qui en dit long sur ce qui se tramait en coulisses à la SAAQau début du projet CASA, nom donné au grand virage numérique de la Société.

Ce courriel était adressé à Yves Frenette, ancien vice-président aux finances et membre du comité directeur de la SAAQ. Au premier jour de son témoignage à la commission, M. Frenette a décrit en long et en large la nouvelle approche innovante mise en place par la direction, nécessaire selon lui pour mener à terme un projet de cette ampleur.

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Afin de réaliser ses ambitions, la SAAQ avait besoin, en somme, de briser le moule, de sortir du cadre entourant la gestion des contrats publics, jugé trop strict. Pour diriger ce grand projet, la Société a retenu les services de Karl Malenfant. Une formule 1, selon les dires de M. Frenette.

Dans ce courriel d’août 2015, un membre de l’équipe du projet CASA, Claude Lantier, veut connaître l'opinion d'Yves Frenette sur une approche qu’il souhaite mettre en place. À l’époque, M. Frenette agissait également comme responsable de l'observation des règles contractuelles (RORC) à la SAAQ.

J’ai besoin de ton éclairage avant d’envoyer ce document à la gestion contractuelle, car je sais qu’ils ne seront pas à l’aise, écrit M. Lantier à M. Frenette, ajoutant que les membres de l’équipe de vérification interne risquent de soulever des inquiétudes similaires.

Avant d’essayer de les convaincre, j’ai besoin d’assurer mes arrières, écrit plus loin M. Lantier.

Karl [Malenfant] sera content, car ça correspond à ses attentes.

Même si c’est sur la ligne, M. Lantier dit croire foncièrement que c’est l’approche que nous devons adopter. Il compare plus loin le projet CASA à un enfant qui serait trop encadr[é] ou influenc[é], et qui risque de claqu[er] la porte.

Un jour, nous serons un modèle, prédit M. Lantier dans son courriel.

Rappelons que le projet CASA, qui comprend entre autres la plateforme SAAQclic, connaîtra dans les années suivantes d’importants dépassements de coûts. Il pourrait, à terme, coûter plus de 1,1 milliard de dollars, soit près du double de ce qui était prévu.

Briser le moule, jouer avec les règles

Cette approche innovante a nécessité plusieurs façons de faire inhabituelles, de l’aveu d’Yves Frenette.

En 2015, la SAAQ a demandé au Conseil du Trésor de pouvoir déroger à la Loi sur les contrats des organismes publics. Elle a également engagé nombre de consultants externes, dont plusieurs proches de M. Malenfant, entre autres pour rédiger des appels d’offres. Une situation hautement inusuelle, selon M. Frenette.

À partir du témoignage d’Yves Frenette, mais aussi de ceux d’ex-employés de la SAAQ, le tableau se précise. On comprend que régnait à l’époque une tension entre la direction du projet, avec la formule 1 de M. Malenfant à sa tête, et les équipes connexes, dont celle de la gestion des contrats et celle de la vérification interne.

M. Malenfant nous a dépoussiérés, s'est réjoui d’un côté l’ancien directeur de projets d’envergure à la SAAQ, Alain Dubé, la semaine dernière. Il est arrivé avec plein de nouveaux concepts novateurs pour faire en sorte qu’il y ait plus de vélocité dans les affaires.

Pour d'autres, il régnait au contraire à l’époque un climat tourmenté. C’est ce qu’a soutenu l’ex-directrice de la gestion contractuelle Sylvie Chabot dans son témoignage il y a quelques jours.

On disait : "On a des problèmes d’expertise! Karl a besoin de ça! Il faut que ça aille vite. Le temps, c’est de l’argent. Faut que ça avance!" [...] Bien franchement, c’est de la pression, ça n’a pas de bon sens, décrivait-elle.

C’est finalement la vision agile de la direction du projet qui aura prévalu. De l’avis de plusieurs témoins, elle est cependant, a posteriori, loin d’être un modèle.

Il y a quelques semaines, le directeur de la vérification interne de l’époque, Daniel Pelletier, a déploré une sorte de vision tunnel de la part de la direction et du conseil d’administration de la SAAQ, qui faisait peu de cas, selon lui, de ses inquiétudes.

Au moment où on se parle, l’histoire nous donne raison. Pour parler en termes de baseball, on a une moyenne de 1,000 au bâton. Ce n’est pas rien. Pourquoi les administrateurs n’ont-ils pas écouté plus que ça? s’est demandé il y a deux semaines M. Pelletier devant le commissaire Denis Gallant.